Mapeamento de Processos de Negócio em uma Promotoria de Justiça: O Alicerce para se Aumentar a Eficiência

O incremento do acesso à informação e do conhecimento de seus direitos pela sociedade têm aumentado a demanda por serviços públicos com maior qualidade. Contudo, nem sempre as estruturas e os quadros de pessoal são capazes de acompanhar este crescimento. Faz-se necessário, portanto, que as organizações públicas melhorem sua eficiência, o que não é um desafio fácil.

Nas Promotorias de Justiça não é diferente. A divulgação pela mídia do trabalho do Ministério Público colabora com esse aumento da demanda. Assim, melhores práticas de gestão, incluindo a forma de se executar o trabalho, são fundamentais para dar vazão aos procedimentos extrajudiciais, autos judiciais e outras necessidades destes órgãos. Entre as diferentes e, muitas vezes complementares, metodologias, filosofias, ferramentas e práticas de gestão, encontra-se o Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management).

Um processo de negócio, também conhecido como processo de trabalho, é, de maneira resumida, uma sequência de atividades encadeadas que transformam entradas em saídas. Em sua essência, deve acrescentar valor ao cliente.

O mapeamento de um processo de negócio descreve o caminho a ser percorrido da sua execução, em outras palavras, aponta a sequência de atividades e informações que auxiliam os atores e demais envolvidos a concluírem o seu objetivo.

A seguir é apresentado o mapeamento do processo de negócio “Receber Documentos”. Trata-se de um processo de negócio comum a todas as Promotorias de Justiça, mesmo aquelas que já possuem sistemas informatizados.

Ressalte-se que, de acordo com as atribuições e características relacionadas ao quadro de pessoal, infraestrutura, sistemas informatizados e especificidades regionais de cada Promotoria de Justiça ou Ministério Público, se faz necessária a adaptação deste mapeamento às diferentes realidades. O exemplo em tela é baseado na atuação de Promotorias de Justiça do interior do estado de Minas Gerais, sem, contudo, esgotar possibilidades de melhorias.

1. Descrição

Nome: Receber Documentos

Tipo: Extrajudicial

Objetivo: Destinar os documentos que aportam na Promotoria de Justiça, decorrentes da atividade extrajudicial, tais como respostas a ofícios expedidos em procedimentos extrajudiciais ou novas representações, aos locais próprios para análise e tomada de decisão.

Supervisor do Processo: Colaborador 1

Periodicidade de Execução: Disponibilidade diária.

Início da Execução: A cada chegada de portadores de tais documentos (evento).

Término da Execução: Após armazenar o documento físico recebido no escaninho de destino.

Atores (por ordens de responsabilidade):

Ordem 1: Colaborador 1, Colaborador 2, Colaborador 3

Habilidades Necessárias aos Atores: Cortesia no atendimento ao público, operação de scanner.

Recursos Necessários: Carimbo de protocolo de entrada, caneta azul, escaninho, scanner, computador com acesso a scanner e às pastas virtuais da rede.

Processos de Trabalho Relacionados:

Entrada: Atender Geral; Receber Correspondências

Saída: Analisar Documentos Recebidos

2. Sequência de Execução

.A lista a seguir é interpretada da seguinte forma: Atividade/Tarefa (Ator): Observações

  1. Atender portador (Ordem 1): Abrir envelope e verificar se documento é realmente destinado à Promotoria de Justiça.
  2. Carimbar protocolo (Ordem 1): Carimbo “Recebido”. Registrar no documento carimbado a data do recebimento. Carimbo se encontra na gaveta 2 da mesa destinada ao atendimento.
  3. Digitalizar documento (Ordem 1): Usar resolução 300 dpi colorida. Salvar em formato PDF. Ver documento de Padrões de Nomenclatura para referência do padrão de nome.
  4. Armazenar documento digitalizado (Ordem 1): Pasta obrigatória de correspondências recebidas. Ver documento de Padrões de Nomenclatura para referência ao nome da pasta de armazenamento.
  5. Armazenar documento físico (Ordem 1): Escaninho destinado às entradas do processo de trabalho em sequência “Analisar Documentos Recebidos”. Ver documento de Padrões de Nomenclatura para referência ao nome do escaninho de armazenamento.

 

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Renan Couto, Vanessa Evangelista & Ana Cecília Gouvêa – 24/07/2017

Ao citar esta obra, utilize a seguinte referência (segundo NBR 6023:2002): COUTO, Renan Evangelista; EVANGELISTA, Vanessa Maia de Amorim; GOUVÊA, Ana Cecília Junqueira Alves. Mapeamento de processos de negócio em uma Promotoria de Justiça: o alicerce para se aumentar a eficiência. NUGOJ – Leitura. Disponível em <https://nugoj.org/leitura>. Acesso em: dd.mmm.aaaa.

Repense as Boas Intenções

O que você acha de reaproveitar impressões erradas, utilizando o verso da folha, como rascunho?

É, ao mesmo tempo, uma grande ideia e um desperdício. Vejamos o seguinte caso:

Uma organização dispensava folhas com impressões erradas no lixo. Como não havia coleta seletiva, estas folhas eram integralmente desperdiçadas.

Certo dia, um funcionário sugeriu que estas folhas tivessem os versos aproveitados como rascunhos. Ideia ótima!! E assim foi feito, agora protegiam ao meio ambiente.

Algum tempo depois, os colaboradores perceberam que estas folhas poderiam ser ainda melhor aproveitadas, cortando-as em 4 partes. E foi feito!! Assim, uma mesma folha passou a atender a quatro vezes mais pessoas!!! Ganho absurdo de eficiência.

Passados alguns meses, alguém sugeriu que se as folhas cortadas em 4 partes fossem grampeadas, formando um bloquinho, ficaria mais fácil armazená-las e manipulá-las. Perfeito!! Mais uma melhoria.

Como agora as folhas tinham que ser recortadas e grampeadas e nem todo mundo tinha tempo para fazer estas tarefas, em pouco tempo as folhas inteiras com erros de impressão começaram a acumular próximo à impressora. Algumas amassavam, outras dobravam ou rasgavam e não poderiam mais integrar os bloquinhos, que pena! 😦

Como o descarte e acúmulo de folhas só aumentava, o chefe da organização designou uma pessoa para cuidar da atividade. Agora sim, tudo funcionava bem.

Essa pessoa, extremamente capaz e cheia de iniciativa, passados alguns meses, fez alguns orçamentos em gráficas e, desde então, quando a caixa de papelão deixada ao lado da impressora fica lotada com impressões erradas, ela sai mais cedo do trabalho e, antes de seguir para casa, leva em seu carro a caixa para uma gráfica no bairro vizinho, onde as folhas são cortadas milimetricamente do mesmo tamanho por uma máquina moderna e os bloquinhos colados.

Percebam que os bloquinhos feitos na gráfica são o resultado de um processo que consome tempo, energia e pagamento pelo serviço. Gradativamente esta atividade foi ganhando mais atenção e a organização se transformou também em uma fábrica de bloquinhos de papel, o que não faz parte do seu objetivo. Qualquer esforço empreendido nesta atividade não acrescenta valor aos clientes, logo é um desperdício. É uma armadilha para roubar recursos.

Antes de melhorar um processo, questione se realmente ele deve continuar existindo.

No caso dos bloquinhos, os seguintes questionamentos deveriam ter sido feitos:

É realmente necessário imprimir documentos?

Em tempos de nuvem de arquivos, assinaturas e certificados digitais, pagamentos online, aplicativos nos dispositivos móveis, trabalho remoto e outras facilidades tecnológicas, a impressão de um documento pode ser apenas um hábito, não uma necessidade. São comuns casos de organizações que sempre trabalharam com papel impresso e, ao implantarem sistemas informatizados, passaram a manter (por favor não ria) os mesmos documentos no ambiente digital e físico, simultaneamente.

Por que não acertou a impressão da primeira vez?

Pode parecer óbvio, ninguém quer errar, mas pequenas desatenções na finalização ou impressão do documento ou a não utilização das ferramentas dos editores de texto (estilos de parágrafos, verificação de ortografia etc) é que acarretam os erros. E lá se foram três ou quatro folhas desperdiçadas, além da tinta/tôner, energia elétrica, tempo reimprimindo e consertando o erro.

Sempre questione!

Renan Couto e Vanessa Evangelista – 07/06/2017

Ao citar esta obra, utilize a seguinte referência (segundo NBR 6023:2002): COUTO, Renan Evangelista; EVANGELISTA, Vanessa Maia de Amorim. Repense as boas intenções. NUGOJ – Leitura. Disponível em <https://nugoj.org/leitura>. Acesso em: dd.mmm.aaaa.

Aumento da Produtividade em uma Promotoria de Justiça baseado na Alteração dos Métodos de Produção

O artigo científico Aumento da Produtividade em uma Promotoria de Justiça baseado na Alteração dos Métodos de Produção foi apresentado em junho de 2013 pelos membros do NUGOJ Renan Couto, Ana Cecília Gouvêa e Vanessa Evangelista no IX Congresso Nacional de Excelência em Gestão, ocorrido em Niterói (RJ).

O artigo traz resultados da pesquisa que os autores realizaram em duas Promotorias de Justiça do interior de Minas Gerais durante 2010. A principal constatação foi, ao substituírem o método tradicional de trabalho “por jobbing” pelo “por lotes”, houve ganhos de produtividade superiores a 20%.

O artigo se encontra publicado nos anais do congresso e também pode ser baixado clicando aqui.

Autores: Renan E. Couto, Ana Cecília J. A. Gouvêa, Vanessa M. A. Evangelista
Ano: 2013
ISSN: 1984-9354

Ao citar esta obra, utilize a seguinte referência (segundo NBR 6023:2002): COUTO, Renan Evangelista; GOUVÊA, Ana Cecília Junqueira Alves & EVANGELISTA, Vanessa Maia de Amorim. Aumento da produtividade em uma Promotoria de Justiça baseado na alteração dos métodos de produção. In: Congresso Nacional de Excelência em Gestão, 9., 2013, Niterói. Anais… Niterói: Universidade Federal Fluminense, 2013. p. 1-20.