Leitura

Curso no 8° Congresso Brasileiro de Gestão do Ministério Público (CNMP, Brasília)

Os membros do NUGOJ, Ana Cecília Gouvêa e Renan Couto, em conjunto com o promotor de Justiça e coordenador do Centro de Apoio Operacional das Promotorias de Justiça Criminais, de Execução Penal, do Tribunal do Júri e da Auditoria Militar do estado de Minas Gerais, Henrique Macedo, ministraram o curso “Gestão da Produção em Promotorias de Justiça – Transformando o Planejamento Estratégico dos Ministérios Públicos em Realidade para as Presentes e Futuras Gerações”, no 8° Congresso Brasileiro de Gestão do Ministério Público, ocorrido de 01 a 04 de agosto, em Brasília.

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O evento, cujo tema foi “Ministério Público e sustentabilidade: o direito das presentes e futuras gerações”, foi organizado pelo Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP) e sua abertura se deu pelo procurador-geral da República, Rodrigo Janot. Os cerca de mil participantes contaram com mais de vinte palestras e cursos, sendo a palestra magna de encerramento proferida pelo jornalista e professor Clóvis de Barros Filho.

A turma do curso foi bastante heterogênea, com representantes de Ministérios Públicos de diversos estados brasileiros. Foram abordados conceitos, realizadas atividades práticas e compartilhadas experiências sobre planejamento, motivação das pessoas no trabalho e processos de negócio/trabalho.

Segundo Henrique Macedo, “o curso chama a atenção dos membros do Ministério Público brasileiro para a necessidade de avançar de um método de trabalho unicamente focado na manifestação processual isolada para repensar suas unidades administrativas e os órgãos de execução com planejamento, gestão e diálogo interinstitucional, de forma a otimizar e potencializar a atividade fim para que o Ministério Público possa avançar no cumprimento de sua missão constitucional de defesa da sociedade”.

Ao final do curso, a turma foi instigada a refletir sobre como o trabalho nos órgãos do Ministério Público é realizado e se há outras formas de fazê-lo, inclusive eliminando tarefas e atividades desnecessárias, salvaguardando recursos e entregando um melhor serviço à sociedade.

NUGOJ – 16/08/2017

Foto: Sergio Almeida (Ascom/CNMP), sob licença CC BY-SA 2.0

Mapeamento de Processos de Negócio em uma Promotoria de Justiça: O Alicerce para se Aumentar a Eficiência

O incremento do acesso à informação e do conhecimento de seus direitos pela sociedade têm aumentado a demanda por serviços públicos com maior qualidade. Contudo, nem sempre as estruturas e os quadros de pessoal são capazes de acompanhar este crescimento. Faz-se necessário, portanto, que as organizações públicas melhorem sua eficiência, o que não é um desafio fácil.

Nas Promotorias de Justiça não é diferente. A divulgação pela mídia do trabalho do Ministério Público colabora com esse aumento da demanda. Assim, melhores práticas de gestão, incluindo a forma de se executar o trabalho, são fundamentais para dar vazão aos procedimentos extrajudiciais, autos judiciais e outras necessidades destes órgãos. Entre as diferentes e, muitas vezes complementares, metodologias, filosofias, ferramentas e práticas de gestão, encontra-se o Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management).

Um processo de negócio, também conhecido como processo de trabalho, é, de maneira resumida, uma sequência de atividades encadeadas que transformam entradas em saídas. Em sua essência, deve acrescentar valor ao cliente.

O mapeamento de um processo de negócio descreve o caminho a ser percorrido da sua execução, em outras palavras, aponta a sequência de atividades e informações que auxiliam os atores e demais envolvidos a concluírem o seu objetivo.

A seguir é apresentado o mapeamento do processo de negócio “Receber Documentos”. Trata-se de um processo de negócio comum a todas as Promotorias de Justiça, mesmo aquelas que já possuem sistemas informatizados.

Ressalte-se que, de acordo com as atribuições e características relacionadas ao quadro de pessoal, infraestrutura, sistemas informatizados e especificidades regionais de cada Promotoria de Justiça ou Ministério Público, se faz necessária a adaptação deste mapeamento às diferentes realidades. O exemplo em tela é baseado na atuação de Promotorias de Justiça do interior do estado de Minas Gerais, sem, contudo, esgotar possibilidades de melhorias.

1. Descrição

Nome: Receber Documentos

Tipo: Extrajudicial

Objetivo: Destinar os documentos que aportam na Promotoria de Justiça, decorrentes da atividade extrajudicial, tais como respostas a ofícios expedidos em procedimentos extrajudiciais ou novas representações, aos locais próprios para análise e tomada de decisão.

Supervisor do Processo: Colaborador 1

Periodicidade de Execução: Disponibilidade diária.

Início da Execução: A cada chegada de portadores de tais documentos (evento).

Término da Execução: Após armazenar o documento físico recebido no escaninho de destino.

Atores (por ordens de responsabilidade):

Ordem 1: Colaborador 1, Colaborador 2, Colaborador 3

Habilidades Necessárias aos Atores: Cortesia no atendimento ao público, operação de scanner.

Recursos Necessários: Carimbo de protocolo de entrada, caneta azul, escaninho, scanner, computador com acesso a scanner e às pastas virtuais da rede.

Processos de Trabalho Relacionados:

Entrada: Atender Geral; Receber Correspondências

Saída: Analisar Documentos Recebidos

2. Sequência de Execução

.A lista a seguir é interpretada da seguinte forma: Atividade/Tarefa (Ator): Observações

  1. Atender portador (Ordem 1): Abrir envelope e verificar se documento é realmente destinado à Promotoria de Justiça.
  2. Carimbar protocolo (Ordem 1): Carimbo “Recebido”. Registrar no documento carimbado a data do recebimento. Carimbo se encontra na gaveta 2 da mesa destinada ao atendimento.
  3. Digitalizar documento (Ordem 1): Usar resolução 300 dpi colorida. Salvar em formato PDF. Ver documento de Padrões de Nomenclatura para referência do padrão de nome.
  4. Armazenar documento digitalizado (Ordem 1): Pasta obrigatória de correspondências recebidas. Ver documento de Padrões de Nomenclatura para referência ao nome da pasta de armazenamento.
  5. Armazenar documento físico (Ordem 1): Escaninho destinado às entradas do processo de trabalho em sequência “Analisar Documentos Recebidos”. Ver documento de Padrões de Nomenclatura para referência ao nome do escaninho de armazenamento.

 

Curta a página do NUGOJ no Facebook e saiba quando novos mapeamentos de processos de negócio das Promotorias de Justiça forem publicados, além de outros artigos.

 

Renan Couto, Vanessa Evangelista & Ana Cecília Gouvêa – 24/07/2017

Ao citar esta obra, utilize a seguinte referência (segundo NBR 6023:2002): COUTO, Renan Evangelista; EVANGELISTA, Vanessa Maia de Amorim; GOUVÊA, Ana Cecília Junqueira Alves. Mapeamento de processos de negócio em uma Promotoria de Justiça: o alicerce para se aumentar a eficiência. NUGOJ – Leitura. Disponível em <https://nugoj.org/leitura>. Acesso em: dd.mmm.aaaa.

Promotora de Justiça ministra curso de gestão no Ministério Público do Tocantins

A convite do CESAF-MPTO (Centro de Estudo e Aperfeiçoamento Funcional do Ministério Público do Estado do Tocantins), no dia 26 de junho de 2017, a promotora de justiça e membro do NUGOJ, Vanessa Evangelista, proferiu o curso “Gestão da Produção em Promotorias de Justiça” para estagiários, servidores e membros do Ministério Público do Estado do Tocantins.

O curso, realizado na sede do MPTO, em Palmas, introduziu aos presentes e aos que participaram via webcasting, temas como Áreas da Gestão de Promotorias de Justiça, Papel do Promotor de Justiça como Gestor, Planejamento e Tomada de Decisão, Sistema Produtivo e Gerenciamento de Processos de Negócio.

Segundo Vanessa, “a turma foi muito participativa, com trocas de experiências pelos membros e servidores acerca dos métodos de gestão nas Promotorias de Justiça que trabalham”.

Aos participantes do curso e demais interessados em baixar gratuitamente o livro Gestão de Promotorias de Justiça e seus Processos de Negócio, cliquem aqui.

NUGOJ – 03/07/2017

Repense as Boas Intenções

O que você acha de reaproveitar impressões erradas, utilizando o verso da folha, como rascunho?

É, ao mesmo tempo, uma grande ideia e um desperdício. Vejamos o seguinte caso:

Uma organização dispensava folhas com impressões erradas no lixo. Como não havia coleta seletiva, estas folhas eram integralmente desperdiçadas.

Certo dia, um funcionário sugeriu que estas folhas tivessem os versos aproveitados como rascunhos. Ideia ótima!! E assim foi feito, agora protegiam ao meio ambiente.

Algum tempo depois, os colaboradores perceberam que estas folhas poderiam ser ainda melhor aproveitadas, cortando-as em 4 partes. E foi feito!! Assim, uma mesma folha passou a atender a quatro vezes mais pessoas!!! Ganho absurdo de eficiência.

Passados alguns meses, alguém sugeriu que se as folhas cortadas em 4 partes fossem grampeadas, formando um bloquinho, ficaria mais fácil armazená-las e manipulá-las. Perfeito!! Mais uma melhoria.

Como agora as folhas tinham que ser recortadas e grampeadas e nem todo mundo tinha tempo para fazer estas tarefas, em pouco tempo as folhas inteiras com erros de impressão começaram a acumular próximo à impressora. Algumas amassavam, outras dobravam ou rasgavam e não poderiam mais integrar os bloquinhos, que pena! 😦

Como o descarte e acúmulo de folhas só aumentava, o chefe da organização designou uma pessoa para cuidar da atividade. Agora sim, tudo funcionava bem.

Essa pessoa, extremamente capaz e cheia de iniciativa, passados alguns meses, fez alguns orçamentos em gráficas e, desde então, quando a caixa de papelão deixada ao lado da impressora fica lotada com impressões erradas, ela sai mais cedo do trabalho e, antes de seguir para casa, leva em seu carro a caixa para uma gráfica no bairro vizinho, onde as folhas são cortadas milimetricamente do mesmo tamanho por uma máquina moderna e os bloquinhos colados.

Percebam que os bloquinhos feitos na gráfica são o resultado de um processo que consome tempo, energia e pagamento pelo serviço. Gradativamente esta atividade foi ganhando mais atenção e a organização se transformou também em uma fábrica de bloquinhos de papel, o que não faz parte do seu objetivo. Qualquer esforço empreendido nesta atividade não acrescenta valor aos clientes, logo é um desperdício. É uma armadilha para roubar recursos.

Antes de melhorar um processo, questione se realmente ele deve continuar existindo.

No caso dos bloquinhos, os seguintes questionamentos deveriam ter sido feitos:

É realmente necessário imprimir documentos?

Em tempos de nuvem de arquivos, assinaturas e certificados digitais, pagamentos online, aplicativos nos dispositivos móveis, trabalho remoto e outras facilidades tecnológicas, a impressão de um documento pode ser apenas um hábito, não uma necessidade. São comuns casos de organizações que sempre trabalharam com papel impresso e, ao implantarem sistemas informatizados, passaram a manter (por favor não ria) os mesmos documentos no ambiente digital e físico, simultaneamente.

Por que não acertou a impressão da primeira vez?

Pode parecer óbvio, ninguém quer errar, mas pequenas desatenções na finalização ou impressão do documento ou a não utilização das ferramentas dos editores de texto (estilos de parágrafos, verificação de ortografia etc) é que acarretam os erros. E lá se foram três ou quatro folhas desperdiçadas, além da tinta/tôner, energia elétrica, tempo reimprimindo e consertando o erro.

Sempre questione!

Renan Couto e Vanessa Evangelista – 07/06/2017

Ao citar esta obra, utilize a seguinte referência (segundo NBR 6023:2002): COUTO, Renan Evangelista; EVANGELISTA, Vanessa Maia de Amorim. Repense as boas intenções. NUGOJ – Leitura. Disponível em <https://nugoj.org/leitura>. Acesso em: dd.mmm.aaaa.

Gestão de Promotorias de Justiça e seus Processos de Negócio

A visão por processos de negócio pode mudar o rumo dos trabalhos de uma Promotoria de Justiça. Para melhor!

No esforço diário em uma Promotoria de Justiça, equipamentos, pessoas, materiais, conhecimento e atividades precisam ser gerenciadas de modo que o trabalho seja realizado com eficiência e a sociedade – cliente maior dos serviços públicos – perceba seus efeitos.

img_livro2O livro Gestão de Promotorias de Justiça e seus Processos de Negócio apresenta uma visão moderna e necessária sobre a gestão de Promotorias de Justiça, trazendo ao profissional que trabalha com Promotorias de Justiça, conceitos e ferramentas que direcionam à excelência destes órgãos. Para o leitor menos familiarizado aos jargões técnicos do “mundo da gestão”, cada capítulo oferece, em uma história incremental e descontraída, a oportunidade de enxergar, na prática, o que foi lido.

Autores: Ana Cecília J. A. Gouvêa, Renan E. Couto, Vanessa M. A. Evangelista
Editora: Procuradoria-Geral de Justiça (MPMG)
Ano: 2012
ISBN: 978-85-61532-07-9

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GRATUITAMENTE

Ao citar esta obra, utilize a seguinte referência (segundo NBR 6023:2002): GOUVÊA, Ana Cecília Junqueira; COUTO, Renan Evangelista & EVANGELISTA, Vanessa Maia de Amorim. Gestão de Promotorias de Justiça e seus Processos de Negócio. Belo Horizonte: Procuradoria-Geral de Justiça (MPMG), 2012.

Curso no MP Bahia

A abordagem foi a atuação extrajudicial

A convite do Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional do Ministério Público do Estado da Bahia (MPBA/CEAF), a promotora de justiça Vanessa Evangelista e o professor Renan Couto, no início de outubro/2016, ministraram o curso Gestão da Produção em Promotorias de Justiça: Atuação Extrajudicial, na sede do MPBA/CEAF, em Salvador.

O curso foi destinado aos promotores e promotoras de justiça do estado que, durante as aulas, realizaram diversas atividades práticas, abrangendo a atividade extrajudicial, principal demanda das Promotorias de Justiça dos alunos presentes.

NUGOJ – 05/11/2016

Aumento da Produtividade em uma Promotoria de Justiça baseado na Alteração dos Métodos de Produção

O artigo científico Aumento da Produtividade em uma Promotoria de Justiça baseado na Alteração dos Métodos de Produção foi apresentado em junho de 2013 pelos membros do NUGOJ Renan Couto, Ana Cecília Gouvêa e Vanessa Evangelista no IX Congresso Nacional de Excelência em Gestão, ocorrido em Niterói (RJ).

O artigo traz resultados da pesquisa que os autores realizaram em duas Promotorias de Justiça do interior de Minas Gerais durante 2010. A principal constatação foi, ao substituírem o método tradicional de trabalho “por jobbing” pelo “por lotes”, houve ganhos de produtividade superiores a 20%.

O artigo se encontra publicado nos anais do congresso e também pode ser baixado clicando aqui.

Autores: Renan E. Couto, Ana Cecília J. A. Gouvêa, Vanessa M. A. Evangelista
Ano: 2013
ISSN: 1984-9354

Ao citar esta obra, utilize a seguinte referência (segundo NBR 6023:2002): COUTO, Renan Evangelista; GOUVÊA, Ana Cecília Junqueira Alves & EVANGELISTA, Vanessa Maia de Amorim. Aumento da produtividade em uma Promotoria de Justiça baseado na alteração dos métodos de produção. In: Congresso Nacional de Excelência em Gestão, 9., 2013, Niterói. Anais… Niterói: Universidade Federal Fluminense, 2013. p. 1-20.