Você que trabalha em Promotoria de Justiça, já enfrentou alguma dessas situações?

  • Procurou um arquivo no computador e não o encontrou;
  • Encontrou um arquivo numa pasta cujo nome era de outro assunto, sem relação alguma;
  • Deparou-se com pasta nova, com nome pouco sugestivo, criada sabe-se lá por quem;
  • Mudou de Promotoria de Justiça e levou semanas para aprender onde cada arquivo se encontrava;
  • Cada computador da Promotoria de Justiça com nomes de pastas e respectivos conteúdos diferentes dos demais.

Todas essas situações são comuns, acontecem de verdade e, como consequência, há desperdício de tempo, perda da qualidade e produtividade, além de estresse.

Pensando em solucionar esses e outros problemas, o NUGOJ desenvolveu o SOG-PJ – Sistema de Organização de Gabinete/Promotoria de Justiça. O SOG-PJ é um conjunto de metodologias, ferramentas e padrões aplicáveis às Promotorias de Justiça que auxilia estes órgãos a atingirem um patamar de excelência na organização e controle da execução do trabalho diário, aumentando significativamente a eficiência.

O primeiro módulo deste sistema é a “Estrutura de Pastas Digitais”. Trata-se de um padrão estruturado e hierarquizado de nomeação e organização das pastas digitais que pode ser aplicado nacionalmente. Entre os benefícios do seu uso, destacam-se:

  • Nomes de pastas intuitivos: encontrar pastas e arquivos agora é fácil, mesmo que não esteja habituado com a estrutura de pastas;
  • Navegação amigável: a pasta que procura está a poucos cliques da pasta raiz;
  • Otimizado para utilização em rede de computadores e compartilhamento entre usuários;
  • Inclui pastas obrigatórias, de acordo com as normas de cada Ministério Público Estadual;
  • Padroniza e unifica o trabalho de qualquer Promotoria de Justiça, independentemente das atribuições e do estado do Ministério Público.

Na prática, ao considerar um padrão nacional, membros e outros colaboradores do Ministério Público encontrarão exatamente a mesma estrutura de pastas em qualquer Promotoria de Justiça que porventura venham a trabalhar. Em outras palavras, permite a estes profissionais se adaptarem imediatamente a qualquer Promotoria de Justiça, seja por novos concursos públicos, promoções, remoções e outros tipos de transferências ou mesmo colaborações temporárias como substituições e operações de força-tarefa.

Na elaboração dessa estrutura de pastas, o NUGOJ analisou os atos normativos de 27 Ministérios Públicos (26 estados e o do Distrito Federal e Territórios), a taxonomia das tabelas unificadas do CNMP (Conselho Nacional do Ministério Público) e, na fase de testes, contou com a colaboração de membros do Ministério Público e outros colaboradores dos Ministérios Públicos dos estados de Minas Gerais, Rio de Janeiro e Santa Catarina.

Obviamente o NUGOJ não espera ter esgotado este tema, pelo contrário, é apenas o primeiro passo para uma discussão técnica ainda maior. A proposta é que, partir desta primeira versão, surjam apontamentos para melhorar a estrutura e documentação, sejam eles com a indicação de atos normativos que não foram inicialmente considerados ou de sugestões a partir do trabalho diário nas Promotorias de Justiça.

Você pode baixar o arquivo compactado (ZIP) com a estrutura de pastas clicando aqui.

Caso queira apenas conhecer a estrutura de pastas, antes de baixá-la integralmente, você pode clicar e baixar/ler o documento SOG-PJ_EstruturaPastas_v01-01.pdf. Este documento descreve a estrutura de pastas, indicando o conteúdo a ser armazenado em cada pasta e faz referência às pastas obrigatórias, de acordo com os atos normativos dos Ministérios Públicos de cada estado. Este documento também se encontra no caminho 21_Gestao/02_Padroes/02_Documentos da estrutura de pastas.

Na elaboração deste padrão, o Prof. Renan Couto, a Dra. Vanessa Evangelista e a Dra. Ana Cecília Gouvêa agradecem a fundamental participação de Shirley de Oliveira (Promotora de Justiça/MPMG), Paula Campanário (Promotora de Justiça /MPRJ), Pedro Alvim (Promotor de Justiça/MPMG), Bárbara Heise (Promotora de Justiça/MPSC), Jonas Coelho (Oficial/MPMG), Rogéria Ciccarini (Oficial/MPMG).

NUGOJ – 15/08/2019
Imagens: NUGOJ/SOG-PJ