O incremento do acesso à informação e do conhecimento de seus direitos pela sociedade têm aumentado a demanda por serviços públicos com maior qualidade. Contudo, nem sempre as estruturas e os quadros de pessoal são capazes de acompanhar este crescimento. Faz-se necessário, portanto, que as organizações públicas melhorem sua eficiência, o que não é um desafio fácil.

Nas Promotorias de Justiça não é diferente. A divulgação pela mídia do trabalho do Ministério Público colabora com esse aumento da demanda. Assim, melhores práticas de gestão, incluindo a forma de se executar o trabalho, são fundamentais para dar vazão aos procedimentos extrajudiciais, autos judiciais e outras necessidades destes órgãos. Entre as diferentes e, muitas vezes complementares, metodologias, filosofias, ferramentas e práticas de gestão, encontra-se o Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management).

Um processo de negócio, também conhecido como processo de trabalho, é, de maneira resumida, uma sequência de atividades encadeadas que transformam entradas em saídas. Em sua essência, deve acrescentar valor ao cliente.

O mapeamento de um processo de negócio descreve o caminho a ser percorrido da sua execução, em outras palavras, aponta a sequência de atividades e informações que auxiliam os atores e demais envolvidos a concluírem o seu objetivo.

A seguir é apresentado o mapeamento do processo de negócio “Receber Documentos”. Trata-se de um processo de negócio comum a todas as Promotorias de Justiça, mesmo aquelas que já possuem sistemas informatizados.

Ressalte-se que, de acordo com as atribuições e características relacionadas ao quadro de pessoal, infraestrutura, sistemas informatizados e especificidades regionais de cada Promotoria de Justiça ou Ministério Público, se faz necessária a adaptação deste mapeamento às diferentes realidades. O exemplo em tela é baseado na atuação de Promotorias de Justiça do interior do estado de Minas Gerais, sem, contudo, esgotar possibilidades de melhorias.

1. Descrição

Nome: Receber Documentos

Tipo: Extrajudicial

Objetivo: Destinar os documentos que aportam na Promotoria de Justiça, decorrentes da atividade extrajudicial, tais como respostas a ofícios expedidos em procedimentos extrajudiciais ou novas representações, aos locais próprios para análise e tomada de decisão.

Supervisor do Processo: Colaborador 1

Periodicidade de Execução: Disponibilidade diária.

Início da Execução: A cada chegada de portadores de tais documentos (evento).

Término da Execução: Após armazenar o documento físico recebido no escaninho de destino.

Atores (por ordens de responsabilidade):

Ordem 1: Colaborador 1, Colaborador 2, Colaborador 3

Habilidades Necessárias aos Atores: Cortesia no atendimento ao público, operação de scanner.

Recursos Necessários: Carimbo de protocolo de entrada, caneta azul, escaninho, scanner, computador com acesso a scanner e às pastas virtuais da rede.

Processos de Trabalho Relacionados:

Entrada: Atender Geral; Receber Correspondências

Saída: Analisar Documentos Recebidos

2. Sequência de Execução

.A lista a seguir é interpretada da seguinte forma: Atividade/Tarefa (Ator): Observações

  1. Atender portador (Ordem 1): Abrir envelope e verificar se documento é realmente destinado à Promotoria de Justiça.
  2. Carimbar protocolo (Ordem 1): Carimbo “Recebido”. Registrar no documento carimbado a data do recebimento. Carimbo se encontra na gaveta 2 da mesa destinada ao atendimento.
  3. Digitalizar documento (Ordem 1): Usar resolução 300 dpi colorida. Salvar em formato PDF. Ver documento de Padrões de Nomenclatura para referência do padrão de nome.
  4. Armazenar documento digitalizado (Ordem 1): Pasta obrigatória de correspondências recebidas. Ver documento de Padrões de Nomenclatura para referência ao nome da pasta de armazenamento.
  5. Armazenar documento físico (Ordem 1): Escaninho destinado às entradas do processo de trabalho em sequência “Analisar Documentos Recebidos”. Ver documento de Padrões de Nomenclatura para referência ao nome do escaninho de armazenamento.

 

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Renan Couto, Vanessa Evangelista & Ana Cecília Gouvêa – 24/07/2017

Ao citar esta obra, utilize a seguinte referência (segundo NBR 6023:2002): COUTO, Renan Evangelista; EVANGELISTA, Vanessa Maia de Amorim; GOUVÊA, Ana Cecília Junqueira Alves. Mapeamento de processos de negócio em uma Promotoria de Justiça: o alicerce para se aumentar a eficiência. NUGOJ – Leitura. Disponível em <https://nugoj.org/leitura>. Acesso em: dd.mmm.aaaa.